Drama Residence Card di Imigrasi Belanda

 Datang ke negara baru untuk studi tentunya banyak hal yang harus dipersiapkan. Dari mulai barang yang akan dibawa di koper, tiket pesawat, tempat tinggal di negara tujuan, dan yang paling penting, visa atau urusan imigrasi. Tapi apa jadinya kalau urusan waktu ngurus imigrasi banyak sandungan hingga pusing tujuh keliling, dan semuanya karena kesalahan sistem? 

Imigrasi aka IND kantor Zwolle.

Yep, Belanda yang notabene adalah negara maju juga gak luput dari kesalahan macam gini. Walaupun ketika di embassy di Jakarta urusan lancar-lancar aja dan alhamdulilah bisa masuk ke Belanda di tengah badai pandemi Covid-19 ini, ternyata urusan lanjutannya bikin jauh lebih pusing x__x. Tapi sebelumnya, kita bahas sesingkat-singkatnya urusan visa buat student dulu ya, biar lebih kebayang prosesnya secara utuh haha.

Gemana sih urusan imigrasi Belanda buat studi?

Urusan visa buat student di Belanda ini agak unik sih menurutku. Jadi semua urusan visa lewat universitas. Ketika udah diterima di universitas tujuan, terus udah bayar tuition fee (atau nunjukin surat beasiswa kalo dapet beasiswa), kita bisa mulai ngurus visa. Jadi semua dokumen di upload di portal univ, terus biaya visanya juga ditransfer ke rekening universitas bagian visa. Kalau udah, sekitar sebulanan (bisa lebih bisa kurang), universitas bakal ngasih tau visa kita diterima sama imigrasi (atau IND di sini resminya) apa gak. Nah, habis itu baru bisa ke embassy di Jakarta untuk ngurus MVV atau visa jangka panjang. MVV ini cuma berlaku 90 hari, jadi setelah sampai di Belanda kita harus ngambil residence permit di IND. Kadang bisa juga diminta untuk biometric lagi kalau misal biometric dari embassy ada masalah atau kurang jelas. Tapi ini semua juga universitas yang ngasih tau. Kalo langsung ambil, bisa diambil di universitas (gak semua univ bisa) atau di kantor IND terdekat. Kalau harus biometric ulang, mau gak mau harus ke kantor IND.

Contoh long-term visa (MVV) Belanda (sumber: wur.nl)

Contoh residence permit (verblijfstitel) Belanda (sumber: vreemdelingendocumenten.nl)

Awal mula drama...

Sebenernya awalnya gak ada masalah. Emang sih karena kondisi Covid-19 proses residence card jadi agak lama. Tapi sekitar 3 minggu habis mulai kuliah di awal September, koordinator program ngirim email kalau residence card udah pada bisa diambil. Ada dua orang yang harus biometric ulang tapi aku gak termasuk pas itu. Karena kebetulan emailnya dateng hari Senin, jadilah langsung buat janji di website IND untuk ambil residence card dan dapet Sabtu di minggu yang sama. Jadi pikirku waktu itu, Sabtu tinggal ke kantor IND di kota Zwolle (yang paling deket dari Leeuwarden, sekitar 1 jam naik kereta), ambil kartunya, terus mungkin bisa jalan2 bentar sambil menikmati weekend. Pas itu juga udah beli group ticket buat ke Zwolle soalnya ambilnya bareng temen2 satu program (aslinya si gak ada duit karena belum dpt beasiswa dan group ticket jauh lebih murah hahaha). 

Namun ternyata tidak semudah itu Bambang. Tiba-tiba Kamis pagi nya dapet telpon dari orang imigrasi, bilang kalau residence cardku belum ready soalnya biometri dari embassy gak bisa dipake, jadi harus ambil biometric dulu. Ku jadi bingung awalnya, tapi akhirnya ku ikutin aja. Sama pihak imigrasi appointment ku buat Sabtu di cancel, terus sorenya buat janji dan dapet hari Jumat pagi besoknya. Dan iya, tiket group ku hangus (maunya hemat, eh malah buntung) dan harus beli tiket harga penuh (mahal euy, pp sekitar 35 euro, bisa buat makan 2 minggu 😭 ). 

Sambil menabahkan hati karena tabungan makin nipis (beasiswa telat karena bikin akun bank lama gegara si korona), ku berangkat pagi-pagi ke Zwolle. Janjiannya jam 9, jadi harus ambil kereta jam 7. Setelah duduk manis menunggu panggilan, akhirnya nomerku dipanggil juga ke loket biometric. Pas nyerahin paspor ke petugas dan dicek, petugasnya jadi bingung terus bilang: KAMU GAK PERLU BIOMETRIC LAGI! Ku bingung dong, udah habisin uang dan waktu, kok malah dibilang gak perlu. Habis petugasnya tanya2 dan telpon2, bilang ada kesalahan terus residence cardnya baru mau diproses, dan entar univ bakal dikontak pas udah jadi. Ku kesel dong ya, frustasi juga karena gak bisa berbuat apa-apa. Akhirnya sebelum pulang, aku menenangkan diri dulu di kanal deket kantor imigrasi sebelum balik ke Leeuwarden.

Lanjutannya...

Aku langsung kontak sama universitas dong. Kebetulan hari itu ada acara kampus dan ada study advisor yang dateng juga. Jadi kuceritain kejadiannya, dan dapet saran untuk kirim email ke koordinator program yang ngurus imigrasi biar bisa dicek. Koordinatornya juga bingung dan akhirnya harus nanya ke Student Service bagian Visa di universitas pusat sana.

Malemnya aku yang penasaran ada apa sebenernya coba utak atik website imigrasi. Ternyata di sana ada bagian untuk melayangkan complaint, bisa lewat telpon atau lewat form di webnya. Karena masih kesel, jadilah ku tulis kompleinku dengan semangat. Saking semangatnya, kompleinku melebihi batas kata di kolomnya, jadi ku tulis aja di word terus upload di bagian dokumen. Gak lupa juga aku upload bukti buat janji di imigrasi pada hari itu. Pas nulis komplein sebenernya gak yakin juga bakal ditanggapi, tapi karena emang masih kesel jadi ku buat aja.

Minggu depannya, karena masih penasaran, ku coba telpon hotline bagian visa. Dicoba berkali-kali gak bisa dong, bilangnya semua petugas lagi sibuk -_-. Jadilah ku coba log in ke akun imigrasi pake DigiD. DigiD itu kayak identitas digital dan dipake di semua website pemerintah, termasuk imigrasi. DigiD sendiri baru bisa dibuat habis udah lapor ke city hall dan dapet nomer BSN atau semacam social security number. Nah, pas log in, lihat di status, yang muncul aplikasi visa atas nama orang lain! Kebetulan sama-sama dari Indonesia cuma beda universitas tujuan (mbaknya ke Wageningen, aku di Twente cabang Leeuwarden). 

Di sini ku mulai curiga ada yang gak beres. Setelah dilihat-lihat lagi, ternyata V-number (nomor aplikasi visa+imigrasi) di akun imigrasiku beda sama V-number di surat dari imigrasi yang dipake buat ngurus visa di embassy. Aku langsung telpon hotline imigrasi bagian komplen, soalnya pengen masalah ini segera diselesein. Gak nyangka, telponku langsung kesambung petugas dong. Pas jelasin masalahku, petugasnya bilang ini bukan komplen tapi kesalahan sistem, jadi gak bisa ditangani sama bapaknya. Tapi bapaknya nyaranin buat kirim surat ke IND. Awalnya aku bingung, maksudnya email atau gemana, tapi ternyata surat beneran pake pos, plus dikasih alamatnya sama petugasnya. Jadi harus buat permohonan resmi ganti data di sistem, masukin amplop sama lampiran fotokopi paspor dan bukti kalau ada yang salah dengan akunnya, terus kirim lewat pos. Sekali lagi ini habis biaya juga (sekitar 4 euro sih, tapi di sini uang segitu bisa dapet roti + beras atau pasta buat beberapa hari makan lol), dan ku juga gak yakin ini bakal ditanggapin apa gak, terus kalo ditanggapin bakal berapa lama. Ku pesimis gini soalnya pas mau ngirim surat di toko buku, kasir yang ngelayani liat alamat tujuan suratku dan bilang kayak '.. ku tahu mereka (imigrasi) kayak gemana...'. Jadi sudahlah ku pasrah saja...

Untungnya, beberapa hari kemudian, aku dapet email dari bagian visa kampus. Intinya mereka bilang kalau residence cardku udah jadi dan bisa diambil ke imigrasi di Zwolle. Jadilah ku buat janji lagi, dan dapet Sabtu minggu depannya. Karena sekarang aku dah punya akun bank + subscription kereta, jadi bisa travelling gratis pas weekend. Ya gak sakit hati bangetlah sama biaya tiket soalnya harus pergi lagi ke imigrasi.

Muncullah sedikit kejelasan...

Sambil harap-harap cemas menunggu hari appointment (takutnya tiba2 dapet 'telpon cinta' lagi dari imigrasi), aku dapet  surat yang intinya kalau komplenku bakal diproses! Agak lega soalnya gak dicuekin, tp suratnya juga bilang kalau bakal ditanggepin maksimal sampe 30 Oktober. Jadi harus nunggu satu bulanan cuma buat ditanggepin -__-. Sekitar awal Oktober ku dapet surat lagi sih, isinya sama cuma suratnya buat nanggepin surat permohonan yang ku kirim tadi. Intinya juga mereka ngasih tenggat waktu yg lama buat ditanggapin. Oh iya, komplen sama suratku ternyata masuk ke akun imigrasiku, jadi bisa dilacak juga sampe mana prosesnya. 

Tampilan akun 'my IND' dari website imigrasi. Di sana ada update status semua hal yang berhubungan sama imigrasi.

                               

Nah, pas ambil residence card, di loket hampir ada masalah gara-gara V-number yang kebalik tadi, tapi setelah dicari-cari akhirnya petugasnya ngasih residence cardnya juga. Habis keluar imigrasi dan ngecek, ternyata masa berlakunya sampe 2 tahun, padahal program masterku cuma setahun! Aku ogah balik lagi dong, takutnya kartuku diambil dan gak tau bakal jadi kapan. Aku baru lapor ke study advisor dan univ beberapa minggu kemudian sih. Tp univ sendiri bilang kalau gak ada masalah soalnya habis lulus, mereka otomatis nyabut status student dan itu sampe ke imigrasi juga, jadi permitnya gak berlaku lagi.

Sekitar pertengahan Oktober, beberapa minggu setelah aku dapet residence card, aku dapet telpon dari imigrasi. Ternyata mereka proses surat dan komplenku lebih awal dari batas maksimalnya. Di telpon intinya mereka minta maaf gitu, kalau mereka juga gak tau kenapa bisa salah sistem. Aku agak salut sih soalnya at least mereka ngakuin dan mau apologize. Cuman oh cuman, pas itu dijelasin juga kalau bakal harus ganti residence card, cuma bakal dijelasin lebih lanjut entar. Pas ditanya ada pertanyaan gak tentang komplenku (setelah minta maaf yang muter-muter), aku langsung aja nyolot kalo mau minta reimbursement buat tiket kereta haha. Habis petugasnya cek sama atasan, untungnya disetujui dan ku tinggal kirim bukti tiket (bisa screenshot kalau pake OV chipkaart atau kartu transportasi, atau misal tiket digital) dan statement rekening (bisa download online dari akun internet banking). Sayangnya, reimbursement nya baru bisa dapet maksimal Desember 😓. Oh iya, univ juga dikasih tau masalah ini soalnya kan mereka yg ngurus atau sponsor visanya. 

Dan endingnya...

Setelah urusan komplen selesai, aku ditelpon lagi oleh petugas yang sama, dan dikasih tau kalau harus ngulang biometric lagi... Jadi intinya harus bolak balik ke Zwolle dua kali lagi, satu buat biometric, terus berikutnya ambil kartu yang baru pas udah jadi (sambil menangis dalam hati bayangin harga tiket keretanya). Aku juga dapet surat lagi dari IND, kali ini jelasin duduk perkaranya. Ternyata oh ternyata, sesuai dugaanku, mereka salah input nomor aplikasi, jadi semua data di imigrasi salah dan harus dihapus. Mereka juga minta aku hapus data orang yang ketuker karena masalah privasi (sempet mikir kelalaian kayak gini bisa dituntut harusnya, soalnya masalah privasi, tapi bakal ribet banget entar jatuhnya). 

Habis itu dikontak petugas lain untuk buat janji biometric deh, walopun kali ini aku agak bisa nawar waktu buat nyesuain sama jam kuliah. Berhubung mereka bilang residence cardku yang sekarang bakal ditarik pas ambil biometric, aku pastiin bisa dapet surat keterangan yang intinya nerangin aku bisa tinggal secara legal di Belanda karena MVV ku bakal kadaluarsa akhir Oktober. Mereka bilang bakal ngasih endorsement sticker di paspor, jadi gak bakal ada masalah (salah mereka juga sih jd kayak gini lol). Dan beneran, pas datang ke kantor imigrasi buat biometric, aku dapet endorsement sticker yang ditempel di paspor. Jadi walopun gak ada residence card dan visa udah kadaluarsa, tetep ada bukti gitu dari imigrasi.

Sampe sekarang sebenernya aku masih nunggu residence card yang baru. Cuma katanya minggu depan (kemungkinan) bakal udah jadi. Yah, moga aja beneran udah jadi ya sehingga drama ini segera selesai haha.

Contoh endorsement sticker dari IND (sumber: vreemdelingendocumenten.nl)

Lesson learned

Nah, buat mungkin temen2 yang akan ke Belanda, ini beberapa lesson yg bisa ku kasih dari kejadian ini. Ya harapannya sih gak bakal ngalamin kesalahan sistem kayak gini, tapi gak ada salahnya jaga-jaga kan.

1. Jangan segan untuk nanya atau komplen kalau ada kesalahan dari petugasnya. Walaupun agak lambat, ternyata komplennya ditanggapin secara profesional! Bahkan mereka mau ganti uang tiket karena emang kesalahannya ada di mereka.
2. Kontak universitas, study advisor, atau program coordinator begitu ada masalah. Dengan kontak mereka, mereka jadi tahu dan bisa bantu kita juga.
3. Kalau telpon imigrasi, jangan hotline yang general (ada di bagian 'Call the IND' di website), tapi coba lewat hotline buat komplain (di bagian komplain atau +31 (0)88 043 0470). Dari pengalaman, hotline buat komplen bisa langsung nyambung dan meski ditolak bisa diarahin gemana cara nyelesain masalahnya.
4. Berhubung residence card yang salah harus dikumpulin, pastiin minta endorsement sticker dari imigrasi, terutama kalau MVV dah habis masa berlakunya. Endorsement sticker ini ditempel di paspor dan fungsinya nerangin kalau kita legal tinggal di Belanda.
5. Jangan emosi dan bicaralah dengan tenang sama petugas. Dengan begini petugasnya juga bakal lebih enak dan bakal lebih helpful, jadi bakal lebih lancar nyelesein urusannya.

Masalah imigrasi emang paling gak enak sih ketika tinggal di luar negeri. Sepanjang prosesnya piun ini bikin emosi dan meningkatkan keinginan untuk memaki-maki. Tapi aku anggap aja ini jadi pengalaman berharga, dan seperti Kelly Clarkson bilang, "what doesn't kill you makes you stronger" kan ya 😉.

*Originally written in Leeuwarden, Friesland on 29 October 2020*